Las empresas mexicanas enfrentan constantes desafíos al recuperar facturas para justificar gastos ante el SAT. Errores en datos fiscales, pérdida de comprobantes y procesos manuales ineficientes pueden generar rechazos y complicaciones en la contabilidad. En esta entrevista, con Felipe Ojeda, CEO LATAM de Okticket, exploramos cómo esta innovadora plataforma de gestión de gastos impulsada por inteligencia artificial, simplifica estos procesos y permite a las empresas optimizar su cumplimiento fiscal. Descubre cómo la automatización, la seguridad de datos y la integración con regulaciones actualizadas pueden marcar la diferencia en la administración financiera de tu empresa.
¿Cuál es el principal desafío que enfrentan las empresas mexicanas en la recuperación de facturas para justificaciones ante el SAT?
Uno de los principales desafíos que enfrentan las empresas mexicanas al recuperar facturas para justificar ante el SAT es la acumulación de errores. Es común que datos fiscales como el RFC sean incorrectos o que los conceptos estén mal desglosados.
Errores como estos generan rechazos al momento de justificar los gastos. Lo más curioso es que solucionarlos es sencillo. La mayoría son consecuencia del manejo de procesos manuales para la recopilación y gestión de facturas.
Por lo tanto, basta con automatizar la gestión de gastos mediante una herramienta de automatización como Okticket.
Al mismo tiempo, nuestra app permite superar otros retos frecuentes, como la pérdida de comprobantes y la inconsistencia en los procesos internos.
Nuestra app incluye la gestión de facturas. Por un lado, si el colaborador solicita la factura, nos la envía por correo y nuestra tecnología extrae toda la información, la conciliamos con el comprobante que ya estaba creado en la plataforma.
Si no te entregan la factura, algo habitual en muchos establecimientos, apoyamos al usuario en el proceso de solicitud.
Por otro lado, tenemos conexiones para ver qué facturas están emitidas y, si no están en nuestra plataforma, poder descargarlas y conciliarlas con el gasto.
Validamos que todo esté correcto frente al SAT y nos conectamos con tu ERP para que quede contabilizada y hacerla descontable mediante nuestro modulo de topes fiscales de deducibilidad.
¿Qué papel juega la inteligencia artificial en la diferenciación de su producto frente a otras soluciones de gestión de gastos en el mercado?
Uno de nuestros puntos fuertes es la detección de fraude interno. Contamos con la tecnología para bloquear o informar sobre los gastos que incumplen las reglas. PelAIo, el OCR inteligente de Okticket, identifica los gastos no deducibles, como el alcohol o los gastos realizados a menos de 50 kilómetros de distancia.
En ese momento, el sistema puede generar alertas y/o rechazarlos automáticamente. Esta característica asegura un control más estricto y preciso de los gastos. Además, a diferencia de los OCR tradicionales que utilizan otras soluciones de gestión de
gastos y que requieren ajustes manuales para diferentes tipos de documentos, el OCR inteligente de Okticket se adapta automáticamente a diversos formatos y tipos de documentos sin necesidad de intervención manual.
Por ejemplo, PelAIo es capaz de interpretar y traducir tickets extranjeros en tiempo real, generar nueva información a partir de la digitalización de recibos registrados en la app, gracias al aprendizaje automático, e incluso adaptarse a diferentes modelos fiscales, monedas y sistemas de codificación de caracteres, sin importar el país de origen. A esto se suma la posibilidad de identificar y extraer datos de campos nuevos y cambiantes, que incluso pueden ser configurados por los usuarios a través de lenguaje natural. Esto es especialmente útil para empresas que necesitan capturar datos específicos como matrículas de vehículos en peajes y estacionamientos, número de personas en comidas de negocios o litros de combustible en informes de gastos.
¿Cómo garantiza su software la precisión y rapidez en la validación de facturas electrónicas conforme a los requisitos del SAT?
En Okticket apoyamos a las empresas con tecnología y personal para recuperar las facturas. Nos encargamos de reclamar las facturas CFDI que les faltan a nuestros clientes, verificamos que sean correctas y estén vigentes, y las incluimos en la plataforma de administración para que tengan el control de todos los gastos reportados. Cuantas más facturas logren recuperar las empresas, mayor será el valor que obtienen.
¿Qué porcentaje de tiempo ahorran sus usuarios al usar su herramienta con IA para gestionar y recuperar facturas, en comparación con métodos manuales o tradicionales?
Tenemos comprobado que Okticket ahorra hasta un 80% del tiempo en la gestión de viáticos en comparación con los procesos manuales. En términos de tiempo, nuestra solución permite a las organizaciones ahorrar en promedio 104 horas por empleado al año.
¿De qué manera se adapta su solución a las actualizaciones constantes de regulaciones fiscales en México?
Okticket está diseñado para adaptarse de forma dinámica a las actualizaciones constantes de las regulaciones fiscales en México. Nuestra plataforma se actualiza de manera continua para cumplir con los cambios en el CFDI y las disposiciones del SAT, como las actualizaciones de la versión 4.0 del CFDI, que exige validaciones más estrictas en campos como el RFC, nombre o razón social y el código postal.
Gracias a nuestra infraestructura tecnológica flexible y la integración directa con el SAT, Okticket identifica y aplica rápidamente nuevas normativas fiscales. Además, PelAIo, nuestro OCR inteligente, se ajusta automáticamente a los cambios en los formatos de CFDI, garantizando la correcta extracción y validación de datos fiscales sin necesidad de
reconfiguraciones manuales. Complementamos esta adaptación tecnológica con un equipo especializado en regulaciones fiscales mexicanas, que monitorea continuamente las actualizaciones del SAT para garantizar que nuestros clientes cumplan con los requisitos vigentes, minimizando riesgos de errores, rechazos o sanciones fiscales.
¿Qué mecanismos de seguridad emplea su software para proteger los datos sensibles de las empresas, especialmente relacionados con facturas y cumplimiento fiscal?
En este sentido, las empresas pueden estar tranquilas. Nuestra prioridad es la seguridad de los datos de nuestros clientes, y prueba de ello es que manejamos toda la información de forma encriptada.
¿Qué características específicas de su herramienta consideran más atractivas para empresas que buscan cumplir con la SAT?
Okticket está diseñado para ser una solución integral que facilita el cumplimiento de las normativas fiscales del SAT. Nuestras funcionalidades están enfocadas en garantizar la correcta gestión de facturas CFDI, desde su emisión hasta su validación final. Además de verificar que toda la información esté correcta frente al SAT, nuestra plataforma automatiza procesos clave, como la conciliación de facturas con gastos reportados, la detección de errores fiscales comunes y la generación de alertas automáticas en caso de inconsistencias.
Un valor agregado es nuestra capacidad de integración directa con los ERP más utilizados en México, lo que permite a las empresas centralizar la gestión de sus comprobantes fiscales de forma segura y eficiente. Además, contamos con herramientas de análisis fiscal en tiempo real, que ayudan a prevenir errores antes de que puedan convertirse en un problema ante el SAT, reduciendo así el riesgo de auditorías o sanciones.
¿Cómo educan o apoyan a los usuarios en México para que aprovechen al máximo las capacidades de su producto impulsado por IA?
Uno de nuestros valores diferenciales es el servicio de customer service que ofrecemos. Acompañamos al usuario antes, durante y después de la implantación de nuestra aplicación. Además de atención por chat y por correo electrónico, los clientes pueden llamarnos por teléfono y son atendidos por personas físicas que se encuentran en el país. Esta opción es
muy apreciada por nuestros clientes.
Además, los principales motivos de la resistencia al cambio viene porque los usuarios tienen la percepción de que utilizar herramientas de Inteligencia Artificial es complicado. Pero eso no ocurre con Okticket. Gracias a la usabilidad y la sencillez de uso de la aplicación, basta con un sencillo onboarding para que los usuarios puedan utilizarla sin dificultad.
¿Qué planes tienen para evolucionar su tecnología basada en IA, y cómo prevén que estas mejoras beneficien a sus usuarios en el mercado mexicano?
En Okticket, nuestro compromiso es evolucionar continuamente nuestra tecnología basada en IA para satisfacer las crecientes necesidades de las empresas mexicanas. Nuestro enfoque está centrado en el desarrollo de sistemas inteligentes que no solo
automatizan procesos, sino que también fortalecen el control interno y la gobernanza financiera.
Trabajamos continuamente en la incorporación de políticas y reglas personalizables que permitan a los departamentos financieros y contables definir parámetros específicos para la validación de gastos y la aprobación de facturas. Esto significa que las empresas podrán configurar controles automáticos para detectar irregularidades o gastos fuera de política,
mejorando la transparencia y reduciendo el riesgo de errores o fraudes. Además, estamos desarrollando módulos de análisis predictivo que permitirán anticipar tendencias de gasto y detectar anomalías financieras en tiempo real. Estas herramientas
ayudarán a los responsables financieros a tomar decisiones más informadas, optimizando la planificación presupuestaria y la asignación de recursos.
Otra línea de evolución está orientada hacia la automatización avanzada de auditorías internas, donde la IA identificará patrones de riesgo fiscal y sugerirá acciones preventivas antes de que surjan problemas con el SAT.
Con estas mejoras, buscamos no solo facilitar el cumplimiento fiscal, sino también convertirnos en un aliado estratégico para las empresas mexicanas en la gestión de sus recursos financieros.
